Gestión de la seguridad y costes ocultos
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¿Cuánto dinero perdería su empresa si alguien tuviera acceso a sus contraseñas o extraviara las claves? Esta pregunta puede poner en alerta a cualquier persona que gestione la seguridad informática de una compañía y a cualquier empresario que tema por su negocio, ya que las cifras pueden oscilar desde cientos hasta millones de euros y, desde luego, puede ser devastador. Lo cierto es que la seguridad online aplica tanto a grandes, pequeñas y medianas empresas como a individuos, y gran parte de la protección digital reside en esas claves que utilizamos en el día a día (y que muchas veces olvidamos).
Las grandes empresas tecnológicas saben bien cómo protegerse y, aunque no son inmunes a los ataques informáticos, cuentan con experimentados equipos de IT y gestión de ciberseguridad que pueden hacer frente a estas amenazas. ¿Qué sucede con las pequeñas y medianas empresas e incluso con los particulares que no disponen de sistemas seguros de gestión de contraseñas? Lo cierto es que muchas veces dejamos la seguridad en manos de una herramienta tan falible y volátil como es nuestra memoria. Recordar contraseñas se ha convertido en un hábito de los ciudadanos y empresarios, pero es un método frágil que nos puede jugar malas pasadas y, en el fondo, acaba siendo una de las mayores preocupaciones.
De acuerdo a una encuesta realizada por ExpressVPN a ciudadanos de Francia, Estados Unidos, Reino Unido y Alemania, la gente desperdicia horas enteras cada año restableciendo contraseñas y muchas veces acaba bloqueando su cuenta tras varios intentos para acertar con la contraseña original. Esta situación no es solo una pérdida de tiempo en una actividad tan cotidiana como registrarse en una plataforma o cuenta de acceso, sino que además pone en riesgo la seguridad online. El tiempo medio gastado en recuperar una contraseña es de 3 minutos y 46 segundos por persona; una tarea que la mayoría de las personas realiza al menos una vez al mes y que muchos consideran casi tan frustrante como tener una lenta conexión a internet.
Si se aplica esta lógica a la optimización empresarial y se tiene en cuenta el elevado número de plataformas a las que deben acceder los empleados cada día, parece que no es la mejor gestión del tiempo de los trabajadores. Por eso, muchos empresarios que no tienen un departamento de informática dedicado a estos recursos buscan alternativas para la gestión de registros online, de tal forma que se simplifiquen los procesos de acceso a la información y se garantice la seguridad del empleado y el negocio.
Una de las opciones más seguras y fáciles de establecer es el uso de un gestor de contraseñas. Un gestor de contraseñas es una aplicación que permite guardar todas las claves bajo un único paraguas o “bóveda” y solo requiere de una contraseña para acceder a todas las demás. Algunos gestores de contraseñas además cuentan con una opción de autocompletado, que rellena automáticamente los campos de registro de los sitios online que visitamos. Esta función resulta especialmente útil en el entorno laboral, cuando introducir cada uno de los datos que solicitan los campos de registro puede resultar una tarea tediosa y poco eficaz desde un ordenador que, al fin y al cabo, se utiliza cada día para acceder a las mismas páginas.
De acuerdo con la encuesta realizada por ExpressVPN, la mayoría de las personas pasan más tiempo restableciendo la contraseña de banca, redes sociales, compras online y facturas diarias; estas son las claves que utilizamos de forma más habitual y, sorprendentemente, las que mayor riesgo conllevan las que olvidamos con mayor facilidad. Esto puede deberse a cómo creamos estas contraseñas: o bien recurrimos a claves fáciles que pensamos que recordaremos más fácilmente o bien creamos contraseñas que son tan complejas que resultan prácticamente imposibles de recordar.
Al crear esas “claves fáciles” puede pasar que utilicemos distintas variaciones de una misma contraseña y luego no recordemos esas pequeñas diferencias, lo que nos lleva a tener que pedir la asistencia para recuperación de contraseñas. En las “contraseñas difíciles” lo que pasa es que su excesiva complejidad nos obliga a anotarlas en un papel que se puede extraviar o, directamente, olvidarlas por completo. Apuntar las contraseñas es una de las prácticas más comunes, pero también un hábito arriesgado que pone estas palabras secretas a disposición de cualquier persona. Los errores humanos y las malas intenciones están detrás de los actos delictivos ya que, en ese sentido, el entorno virtual y el real no son tan diferentes.
Protegerse con herramientas que facilitan la gestión de contraseñas no es sino una manera de garantizar la privacidad y minimizar los posibles riesgos que todos corremos en el mundo online. La buena noticia es que cada vez existen más aplicaciones y servicios que permiten ahorrar costes de tiempo y dinero a los trabajadores, a la vez que permiten proteger la información sensible de las empresas.